Après les réseaux sociaux il y a deux semaines, place aujourd’hui à la newsletter, autre moyen de maintenir le contact avec le public pendant la fermeture du théâtre. J’aborderai dans un premier temps les différents types de newsletter que nous envoyons au TnBA, la gestion d’un calendrier prévisionnel, les différentes listes d’envoi et enfin le service que nous utilisons. Pour étoffer un peu l’article, je parlerai également d’emailing, notamment vis-à-vis de la presse et des professionnels.

Tout comme pour les réseaux sociaux, le contenu des newsletter envoyées aux abonnés se voit impacté par la fermeture du théâtre. En temps normal, ce sont en effet des mails annonçant la programmation qui sont envoyés chaque mois. A défaut de pouvoir annoncer les spectacles à venir, le service communication, en lien avec la direction, a fait le choix de poursuivre malgré tout l’envoi de mails aux abonnés, en adaptant le contenu. Ainsi est né le “Journal de bord”, composé de trois parties principales, mais pouvant être transformées suivant l’actualité.

Ce journal de bord commence ainsi par une introduction de la directrice du théâtre, faisant état de façon assez personnelle de la situation et de son ressenti face à l’actualité. 
Ensuite, la première partie concerne les artistes compagnons du TnBA et leurs différentes actualités, principalement les différentes résidences d’écriture ou de mise en scène qu’ils mènent au sein du théâtre ou à travers toute la France. Pour cela, nous devons mener un travail de veille vis-à-vis de ces artistes pour récupérer leurs informations, et ensuite les mettre en forme à travers de courts textes. 
La seconde partie est liée au travail du service de relations avec les publics, et donc à l’ensemble des actions qui sont menées : ateliers, rencontres ou représentations, principalement en milieu scolaire. Ici, pareil, nous devons récolter ces informations et les mettre en forme.
Enfin, la dernière partie est quant à elle relative à l’école d’art dramatique du théâtre et nous faisons ici un petit bilan des différents stages menés par les élèves et des intervenants qui y participent.

Contrairement au format habituel des newsletters sur la programmation à venir qui est mensuel, le service à fait le choix d’un envoi bimestriel pour les journaux de bord, le contenu étant un peu moins riche. Le calendrier est donc relativement simple puisqu’il part du premier épisode de cette newsletter, et les envois ont ensuite lieu tous les deux mois. À ce calendrier viennent s’ajouter différents envois d’emailing comme les communiqués que nous transmettons à la presse lorsque des actions ont lieu ou bien les invitations envoyées aux professionnels lorsque des représentations leurs sont destinées. Enfin, il peut parfois y avoir des mails hors journal de bord qui sont envoyés aux abonnés sur des moments particuliers, comme par exemple l’envoi des vœux en début d’année.

Enfin, se pose la question du service de préparation et d’envoi de ces newsletters. Jusqu’à peu de temps avant mon arrivée, le TnBA utilisait Mailerlite, qui propose un large choix d’options de personnalisation des messages pour un tarif abordable. Seulement, l’entreprise étant russe, le service client l’est donc également, et cela a posé un grand nombre de soucis lorsque l’équipe avait des questions ou rencontrait des problèmes. Ils ont donc fait le choix de se tourner vers Mailjet, qui propose des options similaires pour un tarif tout aussi abordable mais dont le service client est cette fois disponible en français. Malheureusement, là aussi nous avons rencontré quelques problèmes, notamment vis-à-vis de certains outils de personnalisation des mails, et le service client ne nous a pas permis de les résoudre. En effet, il est pratiquement impossible de rentrer en contact avec eux, malgré notre insistance et l’usage de multiples portes d’entrée (site internet, numéro de téléphone, adresse mail, compte twitter, etc !). 

Nous sommes donc un petit peu livrés à nous-mêmes avec ces services de newsletter, et devons souvent tatonner avant d’arriver à obtenir un résultat à la hauteur de nos attentes. Cela n’est pas dramatique mais nous perdons parfois beaucoup de temps avec ces petits soucis. Si quelqu’un parmi vous connait des services de newsletter performants, n’hésitez donc pas à me les soumettre !

En attendant, je vous donne rendez-vous dans deux semaines pour le dernier article de cette série, qui sera consacré aux relations presse.

PS : Rien à voir avec le sujet de l’article mais voici, en bonus, un petit timelapse que nous avons réalisé avec mon collègue Hugo, à l’occasion d’une résidence technique pour le montage du décor d’une pièce créée par l’un des artistes compagnons du TnBA. Cela vous permet, le temps d’une petite minute, de découvrir les coulisses du beau métier de technicien plateau :